Una delle sfide più difficili per un titolare è quella di imparare a gestire al meglio l’agenda degli appuntamenti: padroneggiare questo aspetto del lavoro significa anche ottimizzare gli incassi del salone.
Lascia che ti diamo qualche consiglio prezioso, gli stessi che diamo ai saloni del gruppo Centro Degradé Joelle.
Oggi ti sveleremo tutti i segreti per gestire l’agenda del tuo salone!
Definisci i ruoli
Innanzitutto devi stabilire chi avrà il compito di ricevere e assegnare ai collaboratori gli appuntamenti con le clienti.
L’ideale sarebbe che lo faccia una persona sola: lo store manager.
È una figura professionale che si trova nei saloni più attrezzati e con almeno 10 collaboratori.
Non si occupa solo della gestione degli appuntamenti, controlla l’efficienza del salone e dei singoli collaboratori, crea valore e coinvolge il team creando sinergia.
Deve tenere conto degli orari di apertura del salone, dei turni dei collaboratori, dell’equilibrio produttivo e delle tempistiche di realizzazione dei servizi.
Deve conoscere alla perfezione il suo staff, in modo da distribuire il carico di lavoro su tutto il personale in base alle loro abilità e alle loro prospettive di crescita: servono grandi doti di leadership.
Quali sono le altre responsabilità dello store manager?
Oltre alla gestione del personale, ha la responsabilità di assicurare un servizio personalizzato e finalizzato alla massima soddisfazione della cliente.
Inoltre, lo store manager si occupa anche del marketing, che assicura un flusso continuo di nuova clientela.
Ti chiederai “ma se non ho un fatturato così alto come faccio a permettermi uno store manager?”
Nei saloni più piccoli di solito il suo ruolo coincide con quello del titolare, ma i suoi compiti possono essere trasferiti anche ai collaboratori più esperti.
Ti faccio un esempio: se sei tu il titolare di un piccolo salone delega a uno o due collaboratori fidati la prenotazione degli appuntamenti nei momenti in cui sei impegnato con la clientela.
Ormai hai capito che il tuo salone può funzionare anche senza uno store manager: l’importante è definire i ruoli con chiarezza e avere un’organizzazione del lavoro strutturata e condivisa da tutti.
Usa un software di pianificazione per l’agenda del tuo salone
Ora qualche consiglio utile per l’agenda del tuo salone: per prima cosa butta via la tua vecchia agenda cartacea!
Puoi sempre tenerla per segnarti degli appunti, delle idee che ti vengono dopo un servizio… ma non usarla più per gli appuntamenti!
Ci sono tantissimi software che possono aiutarti a prendere appuntamenti più velocemente, fare delle modifiche e tenere sotto controllo gli impegni del tuo personale.
Un’agenda digitale oltre ad aiutarti a segnare gli appuntamenti ti sarà utilissima per migliorare la tua routine e l’organizzazione dello staff, con l’analisi dei dati e delle statistiche di tutti i servizi effettuati in salone.
I migliori software dispongono anche della funzionalità di inviare promemoria automatici alle clienti che hanno prenotato un appuntamento.
Puoi impostare un promemoria di 24 ore con un SMS o un messaggio su Whatsapp o Messenger per ricordare alla tua cliente l’appuntamento del giorno dopo.
È una funzionalità utilissima, per la cliente che potrebbe aver dimenticato il suo appuntamento e per te che puoi riorganizzare in tempo la tua agenda nel caso di un rinvio.
Distribuisci gli appuntamenti in agenda secondo le disponibilità del salone e dello staff
Uno degli errori più frequenti è prendere gli appuntamenti solo in base alle esigenze della propria clientela.
È un’ottima qualità quella di essere disponibile verso la clientela, ma essere troppo accondiscendenti a volte ci fa peccare in organizzazione.
Segnare gli appuntamenti senza tener conto della disponibilità dello staff può creare confusione e disequilibri nella distribuzione del lavoro compromettendo la qualità del servizio.
Al contrario è molto importante saper orientare con eleganza e maestria l’appuntamento delle clienti negli orari e nelle disponibilità dei collaboratori.
Questo eviterà momenti di grandissima affluenza o momenti completamente morti.
Lascia qualche buco in agenda
Organizzazione e flessibilità vanno sempre di pari passo: cerca di sfruttare gli imprevisti e i cambi di programma improvvisi a tuo vantaggio.
Un’agenda senza buchi liberi e con tutti gli spazi assegnati è il sogno di tutti i titolari, ma lasciati sempre 2 o 3 ore alla settimana come salvagente in caso di imprevisti o di servizi cambiati all’ultimo minuto.
In questo modo lavorerai con più tranquillità e la qualità del tuo lavoro non ne risentirà.
Dedica del tempo alle altre attività del salone
Non dimenticare mai di lasciare un po’ del tuo spazio a tutte quelle attività che non riguardano direttamente il servizio alla cliente.
Non sei solo un parrucchiere, sei un imprenditore che si occupa di ricerca del personale, gestione amministrativa e commerciale del salone, appuntamenti con i fornitori, marketing…devi occuparti del tuo salone a 360 gradi.
Prenditi un po’ di tempo anche per osservare il tuo salone.
Il tempo dietro la scrivania vale quanto quello dietro alla poltrona: osserva come si muovono i tuoi collaboratori e come si comportano le clienti del tuo salone.
Coglierai tutti quegli aspetti critici che rischi di perdere lavorando senza sosta sulle tue clienti.
Questi preziosi ritagli di tempo ti permetteranno di migliorare la qualità e la produttività del tuo salone.
Conclusione
Non ti fidi?
Metti in pratica tutti i nostri consigli e vedrai come in poco tempo l’organizzazione e gli incassi del tuo salone ne vedranno i benefici.
Ma la più grande ricompensa sarà vedere le tue clienti felici e soddisfatte.
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